苏州活动策划公司—如何做好活动策划成本控制
时间：2020-07-10 09:51
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近年来，崛起的新企业数不胜收，与此同时其还在以十分惊人的速度增长着，其实增多的不仅仅是企业的数量，还有其类型。同时，领导者还会不定时的举办相应的公司周年庆等活动策划，目的就是为了活跃气氛并且提升企业的知名度等等。当然，各个企业的活动形式都有所差异，比如互联网公司以及科技公司一般都会选择晚会或年会形式。而对于很多的商场而言，他们一般选用促销活动形式。那么，如何做好一场活动策划的成本控制呢？
一、交通
将活动安排在临近的区域范围内。为了将交通费用降低到最低点,要尽可能将晚会安排在距离大多数参会代表住宿地点比较近的地方,将迎送服务改为报销机场班车、公交车或地铁发票。在与酒店、度假村商谈的时候,要求他们免费为嘉宾提供来去酒店的专车服务,而且要预留免费的停车位。要求当地的出租车公司为参会代表到展览现场、餐馆以及景点提供打折服务。
使用航空公司的贵宾休息室为年会团队提供迎送服务。问一问酒店是否提供机场免费接送服务。让活动策划赞助商支付班车费用,作为交换,可以在酒店班车的宣传牌、年会中心的班车停靠站以及班车上为他们做广告。搞清楚需要多少台客车,预订恰当的座位容量。如果你的大部分团队成员体力比较好的话,可以将酒店订在年会中心附近步行的范围内,无需提供接送服务。如果这样做的话,一定在你的注册材料中写清楚,让参会代表都知道。
二、会务组成员：
雇佣现场注册和服务人员,不用为会务组成员付交通费。了解当地的加班限制和规定。安排会务组成员在正常工作时间内开展工作,避免加班。按天为会务组成员提供差旅补助,精确地规划出他们在餐饮和交通费用方面的许可范围。尽可能多用实习生和志愿者。
三、表演与娱乐：
如果在活动策划中考虑邀请知名的演出团体为你进行一个晚上演出的话,就与当地的教堂团体、青年团体或学校团体联系,来满足你的音乐和娱乐方面的 需求。很多城市通常都有一些颇具天赋的演出人才,而且几乎没有什么费用。另外,如果他们是一个非盈利组织的话,你可以把演出费用捐给他们的组织,这 不能不算是一件好事。娱乐费用通常每年都上涨。锁定今年的费用,放弃分项计算的方法,谈一个一揽子费用方案。了解演出团队的组合规则，以最大限度地减少所需的音乐家数量，寻找一个在你的年会举办时间前后在当地巡回演出的团队。如果你预订了一个已经在该地区演出的团队,你可以节省机票 费用,没准儿还能省下音响费用。
四、配置与搭建
了解一下在同一个酒店还有什么团队在你的年会前后举办年会,与他们一起购买搭建所需的物品。这样可以节省材料及拆建费用。如果你的会期超过两天,年会室的配置与搭建不要有变化。现场办公用带裙边的餐桌就行,不必租用专用的办公桌。 减少储备用房,节省视听与配置费用。 使用酒店里具有两种配置功能的空间,比如一个空间既可以开会也可以用餐。可以用幕帘或植物把空间隔开。 使用一个户外场所以减少装饰费用。 使用公共场所开会,如图书馆、公园、植物园、博物馆等。这些地方费用很低,因为有时候你可以到外面订餐。
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